Suatu kali, karena kebetulan saya berkesempatan bertemu dengan seorang dosen top dari Kota Gudeg. Memang sih beliau bukan pakar ERP, jadi wajar saja ketika beliau itu beranggapan ERP sama saja dengan program-program sejenis yang beliau dan rekan-rekannya… katanya membuatnya untuk memenuhi order. Saya sendiri bukan pakar akuntansi atau pakar Enterprisce Resources Planning. Jadi dari pada berdebat kusir, lebih baik duduk manis saja mendengarkan. Hal ini menyadarkan saya bahwa ERP dalam dunia pendidikan sekalipun, masih dianggap barang “yang biasa saja”, atau paling tidak seperti biasa saja. Tentu saja dari satu sisi ada benarnya, namun juga ada kelirunya. ERP sebagai sebuah sistem, bukan sekedar software kosongan untuk memenuhi sebuah order, namun lebih sebagai suatu sistem pengendalian yang didisain untuk memenuhi banyak aspek dalam perusahaan. Pemahaman ini membedakan cara berpikir bagaimana para pengguna atau perusahaan memutuskan untuk memakai software untuk melaksanakan/menjalankan usahanya.
Begitu banyak model ERP yang dikembangkan dan banyak pula yang open source, Adempiere, Compiere atau yang sudah top seperti SAP, Oracle atau lainnya atau dari sumber lainnya, seperti ERP Indonesia.
Sistem Informasi Akuntansi
Yah kurang lebih begitulah, ada masukan kemudian diproses dan hasilnya laporan keuangan atau bisnis proses analisis. Banyak program dibuat dalam disain seperti ini. Namun, apakah ini termasuk atau digolongkan sebagai ERP? Rasanya sih tidak. ERP lebih sebagai sebuah bisnis proses standar yang dikembangkan sebagai model dalam proses industri dalam sebuah perusahaan.
Setup sistem dalam mempelajari/memahami informasi penting untuk memahami bagaimana model bisnis dan model data dapat dijadikan sumber untuk mengembangkan sistem manajemen. Banyak model ERP dibuat orang, termasuk yang sering dijadikan rujukan, Hamilton mengenai konsep relasi database ERP atau dikembangkan dari model manajemen, Value Chain Porter, si Bapak manajemen itu.
Pengalaman dalam praktek, sebagai kuli IT, kami menyusun model seperti di atas. Kesatuan informasi dibentuk dari sejumlah data master pokok, yaitu Asset, Employee, Item, Customer, dan Ledger Table. Setiap master itu memiliki hubungan-hubungan umum dan spesial yang saling terkait sampai terlaksananya pengendalian dan transaksi yang diharapkan memiliki karakteristik satu inputan untuk seluruh kepentingan dalam transaksi. Yang menghubungkan transaksi dengan master data adalah pengendali informasi yang dikatagorikan ke dalam SetUp, Profile, dan Type.
Jika perumusan pada gambar di atas ini saya balik, maka modelnya menjadi :
Gambar panah kecil berwarna merah merujuk pada seluruh setup, profile, dan type yang digunakan dalam keseluruhan transaksi yang dibuat. Master data ada ditengahnya, yang harus masuk ke dalam sistem sehingga tujuan dari pengembangan modul-modul dalam sistem informasi dapat dijalankan dengan baik.
Setup – Profile – Type.
Dalam model di atas, Geography dirujuk sebagai sumber informasi (antara lain Negara, Provinsi, Kota, Kecamatan, Kode Pos, dan Lintang-Bujur) sebagai informasi geografis. Di masa kini, dimana teknologi imaging sudah sedemikian maju, maka master data dapat dilengkapi dengan baik dengan data-data visual geografis. SetUp dari geografy ini menjadi sekunder master data yang bisa ditangkap oleh Employee, Asset, Item, Vendor, Customer. Mengapa?. Karena jelas master data utama membutuhkan informasi pendukung yang bisa berkolaborasi dengan baik. Pelanggan ada dimana, asset perusahaan ada dimana, penanggungjawabnya siapa, dapat dicatat dengan baik.
Profile adalah informasi-informasi yang disimpan ke dalam sistem untuk mengendalikan master-master data. Profile karyawan, profil asset, varian produk (item) dan fungsi item baik sebagai inventory ataupun non inventory harus dikendalikan pada setiap transaksi yang dilakukan. Seluruh perilaku dari profile ini dan komitmen-komitmen yang terjadi ditetapkan dalam setup dan profile.
Type menjelaskan bagian-bagian dari sistem informasi profile (ragam bentuk, konfigurasi, ukuran, warna) tersaji untuk menyempurnakan profile yang ditetapkan dalam sistem perusahaan.
Selanjutnya harus dipikirkan dengan matang, kustomisasi informasi dan data. Ini disiapkan dalam dimension sebagai “extended type of data” yang berguna untuk menyaring informasi dan melakukan analisis laporan (bussiness reporting) atau executive summary yang menyangkut berbagai hal tentang isi perusahaan dan kompetensinya.
Tidak kalah pentingnya mengendalikan semuanya ini dalam sistem documentasi manajemen pengarsipan yang baik. Sederhananya, kalau kita memiliki asset, maka bentuk, surat-surat kontrak, buku petunjuk pemakaian asset, atau hal-hal yang berkait dengan asset (bukan sekedar nomor asset) haruslah dapat mudah diakses dan dievaluasi. Di sinilah pentingnya dokumen manajemen disertakan dalam sistem informasi perusahaan.
Tentu saja, sistem yang baik selain menyediakan fasilitas attachment, juga menyisipkan gambar ke dalam sistem sebagai record database terkendali, memiliki koneksivitas yang baik dengan ragam software umum lainnya, memiliki notepad, calculator, atau sistem yang memungkinkan bisa mengadaptasi ragam kebutuhan perusahaan.
Gambar di sebelah adalah Software MyCdB Simple Bussiness Solution yang dikembangkan ini berangkat dari pemahaman bahwa kesatuan informasi haruslah dipadukan bukan hanya sekedar sekuen, record dan relasional database, tetapi juga menyangkut kelengkapan sistem informasi virtual untuk berbagai kepentingan.
Dimensi hubungan antar data yang tersaji di atas haruslah di setup oleh seorang administrator dengan baik. Model ini dapat digambarkan seperti berikut ini :
Praktek pengendalian sistem informasi dalam dunia IT menjadi penting dan harus sangat seksama untuk menempatkan dimana kita akan menempatkan variabel informasi dan yang bukan variabel.
(Bersambung)
Untuk melihat perbesaran gambar, klik
-
- Sistem Informasi Akuntansi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar