Struktur Sistem Informasi Manajemen

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

• a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

• b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

http://blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistemmerupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

1. Ada pun Tim Pengembangan Sistem :

Pengembangan sistem tentunya harus di dukung oleh personal yang kompeten dibidangnya.

Suatu Tim terdiri dari :

1. Manajer Analis Sistem.

2. Ketua Analis Sistem.

3. Analis Sistem Senior.

4. Analis Sistem Junior.

5. Pemrograman Aplikasi Senior

6. Pemrograman Aplikasi Junior.

Jumlah personil Tim diperlukan apabila sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil. maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.

2. Perlunya Pengembangan Sistem.

Sistem yang lama perlu diganti atau diperbaiki disebabkan karena beberapa hal :

1. Adanya Permasalahan-Permasalahan (Problems) yang timbul di sistem yang lama.permasalahan yang timbul berupa :

• Ketidakberesan sistem yang lama.
  

ketidak beresan dalam sistemyang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

• Pertumbuhan organisasi.

Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk Meraih Kesempatan-Kesempatan.

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajemen.

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah.

Penyusunan sistem baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti : Peraturan pemerintah.

3. Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem.

• Pengiriman barang yang sering tertunda.
• Keluhan pelanggan.
  
• Pembayaran gaji yang terlambat.
• Laporan yang tidak tepat waktu.
• Isilaporan yang sering salah.
• Tanggung Jawab yang tidak jelas.
• Waktu kerja yang berlebihan.
• Ketidakberesan Kas.
• Produktivitas tenaga kerja yang rendah.
• Banyaknya pekerja yang menganggur.
• Kegiatan yang tumpang tindih
• Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan.
• Kehilangan kesempatan kompetisi pasar.
• Persediaan barang yang terlalu tinggi.
• Pemesanan kembali barang yang tidak efisien.
• Biaya operasi yang tinggi.
• File-file yang kurang teratur.
• Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran.
• Tertundanya pengiriman karena jurang persediaan.
• Investasi yang tidak efisien.
• Peramalan penjualan dan produksi yang tidak tepat.
• Kapasitas produksi yang menganggur.
• pekerjaan manajer yang terlalu teknis.
• dll.

4. Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :

1. Kinerja, yang dapat diukur dari Throughput dan respon time.

Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu.

Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.

2. Kualitas Informasi yang disajikan.

3. Keuntungan (penurunan biaya), Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan.

4. Kontrol (pengendalian).

5. Efisiensi.

6. Pelayanan.

5. Prinsip Pengembangan Sistem.

Prinsip -prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan.

- Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

6. Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat dibatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya, dan proses ini kembali ke proses yang pertama.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem merupakan serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi terbagi enam Fase yaitu :

a. Perencanaan sistem.

b. Analisis sistem.

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual.

d. Evaluasi dan seleksi sistem.

e. Perancangan sistem secara detail.

f. Pengembangan perangkat lunak dan implementasi sistem.

g. Pemeliharaan / perawatan sistem.